חמש הטעויות הנפוצות
מערכת CRM לא נכשלת בגלל התוכנה אלא בגלל אופן ההטמעה. חמש הטעויות הבאות חוזרות כמעט בכל עסק שאנחנו נכנסים אליו, וכולן ניתנות לתיקון בלי להחליף מערכת.
- לידים שנכנסים ידנית ולא אוטומטית - ולכן חלקם פשוט לא נכנסים
- שדות חסרים שמונעים פילוח בסיסי לפי מקור, שירות או אזור
- אין תהליך מעקב מוגדר, וכל נציג עובד לפי תחושה
- אין התראה על עסקה תקועה, ועסקאות מתות בשקט
- אף אחד לא בודק דוחות, ולכן אין החלטות מבוססות נתונים
למה זה קורה - ולמה זה יקר
הסיבה השכיחה היא הטמעה שנעשתה בבת אחת: הוגדרו עשרים שדות חובה, שבעה שלבים ושלושה דוחות, והצוות פשוט הפסיק למלא. ברגע שהנתונים לא מלאים, המנהל מפסיק לסמוך על המערכת וחוזר לאקסל - ומכאן הדרך לאובדן לידים קצרה.
העלות אינה תיאורטית. בעסק שמקבל 100 לידים בחודש, אובדן של 15% מהלידים לפני שיחה ראשונה שווה 15 הזדמנויות שנרכשו בכסף פרסומי ולא נגעו בהן. במחיר ליד ממוצע של 80 שקלים זה בזבוז של 1,200 שקלים בחודש - לפני שדיברנו על ההכנסה שלא נכנסה.
מערכת עם שלושה שדות שממולאים תמיד שווה יותר ממערכת עם עשרים שדות שאף אחד לא ממלא.
מה לתקן קודם: השפעה מול מאמץ
כדי לא להיתקע בפרויקט של חודשים, כדאי לדרג את התיקונים לפי השפעה על פניות ביחס למאמץ ההקמה.
| תיקון | השפעה | מאמץ |
|---|---|---|
| חיבור אוטומטי של כל מקורות הלידים | גבוהה מאוד | בינוני |
| מענה אוטומטי מיידי | גבוהה מאוד | נמוך |
| הגדרת שלב ומעקב חובה | גבוהה | נמוך |
| התראה על עסקה תקועה | בינונית-גבוהה | נמוך |
| דוח שבועי אחד למייל | בינונית | נמוך |
התיקון הפשוט - שבועיים עבודה
בשבוע הראשון: חברו כל מקור לידים (טופס אתר, וואטסאפ, מודעות, טלפון) ישירות למערכת, והגדירו מענה אוטומטי לכל ליד.
בשבוע השני: צמצמו את שדות החובה לשלושה, הגדירו שלב אחד לכל עסקה ותזכורת מעקב, והפעילו דוח שבועי אחד.
אחרי שבועיים כבר אפשר למדוד: כמה לידים נכנסו, מה זמן התגובה הממוצע, וכמה לידים קיבלו יותר מפנייה אחת. זה הבסיס שעליו אפשר לבנות אוטומציות מתקדמות וניקוד לידים.
רוב העסקים לא צריכים CRM חדש - הם צריכים שהקיים יעבוד באמת.
